Деловая встреча — 6 хороших практик для её организации

Деловая встреча и способ организации делового мероприятия во многом зависит от специфики отрасли и цели собрания. Одна сторона на встрече обсуждает условия сотрудничества, а вторая сторона участие в интеграционном совещании. Однако можно выделить некоторые универсальные практики, реализация которых упростит организацию таких событий.

1. Предоставьте заранее как можно больше информации участникам

Участники должны знать их дату как минимум за неделю до получения подтверждения. Приглашенным гостям также будет предоставлена дополнительная информация заранее, чтобы они могли адекватно подготовиться к обмену аргументами и планировать другие задачи в течение дня.

Представленные данные должны включать:

запланированная продолжительность встречи
адрес места, где будет проходить мероприятие,
темы, а также дополнительные материалы, полезные во время встречи (отчеты, презентации и т. д.).

Вы также можете предоставить информацию о наличии парковки или дать указания о том, как войти в здание — чтобы гости не искали вас по всему офисному зданию.

2. Установите разумное время для встречи

Оптимальное время мероприятия — 1-2 часа. Если деловая встреча длится дольше, то у участников могут быть проблемы с поддержанием высокого уровня концентрации. В случае встреч, запланированных на несколько часов лучше всего ожидать коротких перерывов на кофе и время отдыха от интеллектуальных усилий.

Важно не только, как долго проходит встреча, но и время ее начала. Рекомендуется, чтобы мероприятие было близко к времени приема пищи или к концу работы — это позволит избежать ненужного отступления.

Также важно позаботиться о пунктуальности — начать и прекратить встречу в назначенное время. Это позволяет участникам планировать свои задачи и также создает профессиональный образ лидирующего человека.

3. Подготовьте место и порядок

Деловые встречи чаще всего проводятся в офисе, в одном из залов заседаний. Пространство должно быть надлежащим образом подготовлено и обеспечено всем необходимыми условиями для сбора чтобы не отвлекать других работников. Перед прибытием важно обеспечить чистоту помещения.

В случае, если вам нужно использовать проектор во время обсуждения, необходимо убедиться, что устройство работает правильно. В этой ситуации вы обязательно придете на помощь офисному менеджеру или помощнику.

Гости должны зайти в уже подготовленный конференц-зал, чтобы организаторы встречи почувствовали себя профессионалами, которые заботятся о ситуации и заботятся о деталях.

4. Предложите воду или кофе

После приветствия и представления гостей, стоит предложить им кофе, чай или воду. Это будет не только дружеский жест (вкусный кофе или родниковая вода непременно расслабит атмосферу), но и состояние, которое обеспечит участникам комфорт во время обсуждения.

5. Следуйте повестке дня собрания

Перед собранием подготовьте свой план — список тем для обсуждения. Это поможет сохранить временные рамки, а также избежать ситуации, когда участники забывают переключиться на одной из задач. Наиболее важные темы лучше всего использовать в начале встречи — они не будут выпадать из плана из-за нехватки времени и участники останутся в обсуждении на самом высоком уровне концентрации.

Это хорошая идея сделать общую повестку дня до собрания. В идеале после каждого обсуждения, планируйте время чтобы задать вопросы. Это не стоит откладывать на конец встречи, поскольку участники могут не помнить, какие сомнения возникли при обсуждении отдельных тем.

6. Завершить встречу с заключением

В конце совещания потребуются ключевые выводы и результаты каждого этапа обсуждения будут повторены. Это дает понять, что все участники соглашаются о следующих шагах и задачах. Выводы и заключения должны быть отправлены участникам в электронном сообщении в виде резюме.